Lebkuchenbacken – Prozessorientiertes Qualitätsmanagement aktiv umsetzen

Prozessorientiertes Qualitätsmanagement mit Geschmack: Unser alljährliches Lebkuchenbacken als Dankeschön für unsere Kunden und Geschäftspartner ist für dieses Jahr beendet und damit eines unserer größten internen Projekte abgeschlossen – auch im Hinblick auf unser internes prozessorientiertes Qualitätsmanagement. Unser Team hat alles gegeben, um unseren Kunden und Partnern in der vergangenen Woche die Lebkuchenkisten per Post zukommen zu lassen und sie zu erfreuen und zu überraschen. Danke an alle Beteiligten. Die persönlichen Übergaben in Potsdam und Umgebung sind geplant und haben ebenso bereits begonnen. Seien Sie gespannt, sollten Sie noch keine Kiste haben.

In diesem Jahr hat unser Team mit 20 helfenden Händen ca. 1900 Lebkuchen produziert. Wir haben uns dafür 3 volle Tage Zeit genommen. Vor- und Nachbereitungszeit nicht mit eingerechnet, denn es geht um mehr, als ums Backen. In diesen Tagen wurden die Lebkuchen gebacken, verziert und in Weihnachtskisten sortiert. 90 Kisten wurden im Anschluss versandfähig verpackt, die restlichen 60 Dosen werden persönlich übergeben.

Nun liegt uns das Thema Qualitätsmanagement, wie Sie wissen, besonders am Herzen, deshalb möchten wir Sie in diesem Beitrag mitnehmen und Ihnen einen Einblick darin geben wie sich die Abläufe und Prozesse im Hinblick auf unser prozessorientiertes Qualitätsmanagement über die letzten Jahre entwickelt und verändert haben. Von der Planung und Vorbereitung über die Umsetzung des Projektes bis hin zur Nachbereitung inkl. der „Analyse“ und den gesammelten Ideen zu möglichen zukünftigen Verbesserungen nehmen wir Sie mit auf eine Reise durch unser Projekt „Lebkuchen“.

Woran wir uns beim „Prozessorientierten Qualitätsmanagement“ orientieren? Angefangen hat alles mit einem Nachmittag Backen…

Angefangen hat alles vor 6 Jahren mit ein paar Kisten mit einem Backen an einem Wochenende bei einer Kollegin. In den letzten 6 Jahren wurden es mit wachsender Kundenschar immer mehr Kisten. So haben wir uns Stück für Stück weiterentwickelt im Unternehmen und beim Backen.

Im Verlauf der Jahre wurde unsere berühmt berüchtigte Lebkuchenliste immer größer und größer, sodass wir mittlerweile eine ganze Arbeitswoche für unser Lebkuchenbacken bei uns im Büro einplanen. Anfangs ohne große Einkaufs- und Equipmentlisten herrschte das ein oder andere Mal echtes Chaos. Nicht ausreichende Zutaten, fehlendes Equipment, zu wenig Manpower. Wir haben es schon alles durch.

Das können Sie sich bei uns gar nicht vorstellen?! Oh doch …

Aus diesem Grund haben wir reagiert und mit der Zeit Einkaufs- und Equipmentlisten sowie Ablauf- und Stationspläne entwickelt und optimiert. Für ein eigenes Qualitätsmanagement Handbuch reicht es dafür noch nicht, aber man soll es ja bekanntlich auch nicht übertreiben…

Ein leerer Zettel für weitere Verbesserungen hängt seit letztem Jahr während des Backens aus und ein jeder, dem eine Idee für Verbesserungen kommt, kann diese dort drauf schreiben. Im Anschluss an unsere Bäckerei werden die Verbesserungsvorschläge gesichtet und ausgewertet und die Listen werden dementsprechend aktualisiert. Damit gehen uns neu gewonnene Erfahrungen nicht verloren. Ideenmanagement also auch beim Backen.

„Wertlos ist, was du weißt, wenn nicht auch andere wissen, dass du es weißt.“

Aulus Persius Flaccus, römischer Dichter

Prozessorientiertes Qualitätsmanagement – Unsere Kontaktliste als Ausgangspunkt

Wenn ganz Deutschland es sich in den Sommerferien gut gehen lässt und an Weihnachten noch nicht zu denken ist beginnen unsere Planungen für unsere mittlerweile alljährliche Lebkuchenbäckerei. Im ersten Schritt wird eine Kontaktliste erstellt, welche durch unsere Geschäftsführung gesichtet und geordnet wird. Diese Lebkuchenliste, wie sie bei uns intern genannt wird, bildet die Grundlage für alle weiteren Planungen im Rahmen des Projektes: von der Berechnung der endgültigen Lebkuchenanzahl und damit einhergehend den Zutaten und daraus resultierend die Anzahl der Dosen, aber auch im Hinblick auf das notwendige Equipment bis hin zur Kalkulation der Versandkosten.

Die Lebkuchenliste ist in unterschiedliche Kategorien und Bereiche eingeteilt, wo u.a. der Versand per Post oder die persönliche Übergabe sowie die Größe der Dosen festgelegt werden. Seit einigen Jahren ist der Bereich Nahrungsmittelunverträglichkeiten hinzugekommen, um auch unseren Kunden und Partnern, welche von diesen betroffen sind trotzdem unsere leckeren Lebkuchen zukommen lassen zu können. Natürlich planen wir auch Reservekiste, für noch nicht bekannte „Neuzugänge“ in der Folgezeit.

Entwicklung Prozessorientiertes Qualitätsmanagement: Ab Mitte September beginnt die heiße Phase

In den ersten Jahren hat uns das bevorstehende Backen sprichwörtlich immer überrascht. Auf einmal stand, ganz unerwartet, die Adventszeit vor der Tür und wir wurden schmerzlich an unsere Lebkuchenplanung erinnert. Oftmals hinkte diese zu diesem Zeitpunkt hinterher …

Kennen Sie das aus Ihrem (Unternehmens-)Alltag?

Aus dem daraus resultierenden Stress und den Erfahrungen, welche wir über die Jahre hinweg gemacht haben, haben wir allerdings unsere Lehren gezogen, auch in unserem Zeit-und Selbstmanagement.

Seit nunmehr 3 Jahren betrachten wir intern das Lebkuchenbacken als ein ganz normales (Kunden-)Projekt, da es enorme Ausmaße angenommen hat und es ein Projektmanagement erfordert. Den Spaß daran verlieren wir nicht, denn es dient auch der Teambildung, fördert die Kommunikation und den Zusammenhalt im Team und bietet die Möglichkeit mal ganz anders miteinander zu arbeiten und sich zu erleben.

Mit der Erstellung der Lebkuchenliste wird eine Projektgruppe mit Projektverantwortlichem ausgewählt und ein Zeitplan erstellt. Ab Mitte September geht es dann mit den Vorbereitungen intern bei uns in die heiße Phase. Die Lebkuchenkisten werden bestellt, sodass diese rechtzeitig zum Backen geliefert werden. Die Bestellung der Zutaten findet inzwischen nur noch über einen Großhändler statt, bei dem wir die Ware kurz vor dem Backen abholen. Damit sparen wir uns eine Menge Stress und Zeit sowie körperliche Anstrengung … und durch Großverpackungen auch eine Menge Müll. Auch hier zeigen sich die Ergebnisse unserer diesjährigen internen Nachhaltigkeitsworkshops.

Die Zutaten für unsere Lebkuchen lassen sich grundsätzlich gut kalkulieren. Unser Sorgenkind war bisher … was denken Sie? Die Kuvertüre! Diese machte uns immer wieder einen Strich durch die Berechnungen, weil die Mengen beim Anstreichen variieren. In diesem Jahr war es allerdings eine Punktlandung! Das freut vor allem unseren Einkäufer. Fürs nächste Mal kalkulieren wir sicherheitshalber trotzdem etwas mehr. Sicher ist sicher.

Einer der letzten Schritte im Rahmen der Vorbereitung sind die Bestellungen unserer Weihnachtskarten sowie der Paket- bzw. Versandmarken. Mittlerweile machen wir das alles online, sodass wir auch hier wertvolle Zeit sparen.

Prozessorientiertes Qualitätsmanagement: Wer macht was und wann im Prozess?

Damit wir genügend helfende Hände zur Verfügung haben, organisieren wir unsere Einsatzplanung ebenfalls rechtzeitig. In diesem Jahr waren es zwanzig helfenden Hände! Diese teilten sich in den drei Tagen, in denen sich das ganze Büro in eine Lebkuchenbäckerei verwandelt, auf sieben Arbeitsstationen auf – von der Teigherstellung, die bereits in drei Stationen aufgeteilt ist, zum versandfähigen Verpacken der Lebkuchenkisten.

Besinnliches Backen? Naja, eher ein Backen im Akkord. Und gleichzeitig sehr kommunikativ, lustig und mit Spaß bei der Sache!

Wie haben wir unser prozessorientiertes Qualitätsmanagement in den letzten Jahren entwickelt?

Das Backen bedeutet, wie sie merken, mehr Aufwand, als vielleicht zunächst angenommen. In den letzten 6 Jahren hat sich die Menge der zu backenden Lebkuchen um das 8-fache gesteigert, denn unseren Adressaten schmecken sie. Wir wären nicht die MORITZ Consulting, wenn wir an unseren Prozessen stetig arbeiten würden, deshalb nun ein paar konkrete Beispiele aus der Praxis, wie wir unsere Prozesse weiterentwickelt haben:

„Das Endprodukt ist der Fußabdruck der vorangegangenen Prozesse.“

Kai Yang

Den Organisatoren des Projektes ist klar, wie viele Lebkuchen in wie vielen Kisten übergeben werden. Das war nicht immer so in den letzten Jahren. Wissen das auch alle anderen Teammitglieder? Achtung – kleine Transferaufgabe: Kennen Ihre Teammitglieder ihre Projektziele und wie geben Sie diese weiter? Um dies bei uns zu gewährleisten, werden unsere Ziele seit diesem Jahr nicht nur persönlich kommuniziert. Sie werden für alle sichtbar während des Backens aufgehängt, um nachverfolgt werden zu können. Das schafft maximale Transparenz – für alle.

Deutlich werden dabei die Dankbarkeit und das Interesse aller Beteiligten an einer klaren Kommunikation der Ziele und Abläufe. Die kann von der Projektleitung oder dem Teamleiter – der Führungskraft in diesem Fall – unterschätzt werden. Unterschiedliche Aufgaben lassen unterschiedliche Emotionen entstehen: Von Vorfreude, über Unsicherheit und dem Gefühl nicht perfekt genug zu arbeiten, ist alles dabei. Auch bei uns.

Alle Beteiligten werden regelmäßig über die Fortschritte des Prozesses informiert. Dabei entwickelten sich „Teamziele“ von ganz alleine und spielerische Wettbewerbe, welches Team die meisten Bleche gebacken hat, spornten an.

In den letzten Jahren sah insbesondere unsere Küche nach dem Backen immer sehr mitgenommen aus. Seit diesem Jahr werden nun Boden, Tische und Wände in den genutzten Räumen abgeklebt, um uns die Aufräumarbeiten zu erleichtern – auch zur Freude unserer Putzfirma.

Das Rezept, welches einst vollständig bei jeder Station angebracht war, ist nun für die einzelnen Arbeitsschritte der Stationen aufgeteilt. So ist jede Station verständlich und kurz beschrieben. Dementsprechend weiß ein jeder / eine jede was an seiner / ihrer Station zu tun ist. Ein echter Vorteil, welchen wir dieses Jahr beobachten konnten ist, dass ein jedes Teammitglied sich eine Station aussuchte, an der der- oder diejenige der Meinung war, dass seine / ihre Stärken am besten zum Tragen kommt. Somit gab es auch kein „Murren“ über ungeliebte zugewiesene Aufgaben, da ein jeder / eine jede sich seine / ihre Aufgabe „freiwillig“ ausgesucht hat. Einige sind lieber Bäcker und andere Anstreicher oder Verpackungskünstler.

Neben der Bestellung der Zutaten und der Weihnachtskisten, wird auch unsere MORITZ Consulting Weihnachtskarte entwickelt und bestellt. Haben Sie aufgepasst? In diesem Jahr hat sich ein Fehler eingeschlichen. Trotz dreimaligem Korrekturlesen ist uns dieser nicht aufgefallen. Der Fehler bietet uns die Möglichkeit, uns im nächsten Jahr gewissenhafter um unsere Karten zu kümmern. Wer uns den Fehler mitteilt, steht im kommenden Jahr garantiert auf der Liste. Versprochen.

Außerdem werden unsere 90 Pakete nicht mehr gesammelt von mehreren Mitarbeitern in mehreren Autos zu unterschiedlichen Zeiten zur Post gebracht, bei der man zur Weihnachtszeit ja bekanntlich um einiges länger wartet, sondern von der Post direkt am Folgetag des Backens im Büro abgeholt.

Den Ofen „leerlaufen“ lassen? Nein, nach der ersten Teigproduktion, ist dieser 2,5 Tage im Dauereinsatz und backt nacheinander 36 Lebkuchen auf jeweils 3 Blechen. Das gute Stück hat wieder einmal durchgehalten.

Prozessorientiertes Qualitätsmanagement bedeutet für uns alle ständige (Weiter-)Entwicklung

Wie Sie sehen können sind es auch bei uns oftmals die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen. Es geht nicht immer darum, dass Rad komplett neu zu erfinden. Nutzen Sie die Ressourcen und Potenziale, welche Sie zur Verfügung haben. Egal, ob es nun wie bei unserem Beispiel ums Lebkuchenbacken oder aber die Erbringung einer Dienstleistung oder etwa die Herstellung eines Produktes geht.

Wichtig ist, dass Sie für das Projekt bzw. die Aufgabe Verantwortlichkeiten festlegen. Eine Projektleitung bzw. die Festlegung einer Person, welche den gesamten Prozess und Ablauf im Blick hat ist für den Erfolg unabdingbar. Hierbei gilt es zu beachten, dass diese Projektleitung an den entscheidenden Stellen (Projektphasen) den Prozess steuert, soll heißen dafür sorgt, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand und die Ziele vor Augen haben.

In diesem Jahr hat diese Aufgabe bei uns unsere Academyleiterin Ronja übernommen und mit Bravour gemeistert. An allen drei Tagen hat sie sichergestellt, dass ein jeder einen Überblick über das Gesamt- und auch Tagesziel bekommen hat und wusste für welchen Aufgabenbereich was zu tun ist. Hierbei hatte sie gleichzeitig immer den Überblick über den gesamten Prozess und sorgte für den ständigen Abgleich zwischen den unterschiedlichen Stationen, wie z.B. Teigherstellung, gebackene Lebkuchen und verpackte Kisten.

Der (vor-)letzte Schritt in unserem gesamten Prozess betrifft wieder unsere Kontaktliste. Schließlich gilt es, dass die ausgewählte Anzahl an Lebkuchen auch die gewünschten Empfänger erreicht. Und ganz wichtig ist dabei niemanden zu vergessen! In den Wochen nach dem Backen hängt die Lebkuchenliste öffentlich in unserem Büro raus und die Empfänger der Lebkuchen werden nach und nach vermerkt. Kurz vor Weihnachten ist es dann oftmals soweit, dass die Liste vollends abgearbeitet ist. Damit ist das Projekt dann offiziell für ein weiteres Jahr beendet.

Für den letzten Schritt in diesem Projekt sind wir dann nicht mehr zuständig. Denn den Verzehr können wir für unsere Kunden und Partnern nun nicht mehr übernehmen. Daher wünschen wir einen guten Appetit und eine frohe und besinnliche Weihnachtszeit.

Unser Tipp Für 2019: Aufgrund unserer Erfahrungen haben wir den Kultworkshop „Prozessorientiertes Lebkuchenbacken“ entwickelt. Diesen bieten wir jedes Jahr von Oktober bis Dezember für Gruppen, die Teams werden wollen, an. Und eins können Sie uns glauben, der Spaß kommt dabei nicht zu kurz, denn erfolgreiches prozessorientiertes Qualitätsmanagement macht Spaß.

Wie sieht es mit Ihrem Qualitätsmanagement aus?

BELIEBTE FRAGEN ZUM THEMA (FAQ):

Welche Aufgaben hat das Qualitätsmanagement?

Klassische Aufgaben im Qualitätsmanagement sind die Folgenden:

Optimierung und Standardisierung von Prozessen, Aufgaben und Strukturen
Optimieren von internen oder externen Kommunikationsstrukturen
Steigerung der Kunden- & Mitarbeiterzufriedenheit
Sicherstellung der Erreichung der festgelegten Qualitätsziele

Was gehört alles zum Qualitätsmanagement?

Zum Qualitätsmanagement (QM) gehören alle im Unternehmen vorherrschenden Prozesse, Strukturen und Abläufe sowie Verantwortlichkeiten.

Das QM bildet den Rahmen für alle Beteiligten im Arbeitsalltag, d.h. es gibt konkrete Handlungsanweisungen wie bestimmte Vorgänge ablaufen und welche Ziele damit erreicht werden sollen. Somit hat das QM auf ALLE Unternehmensbereiche Auswirkungen.

Was sind Qualitätsziele im QM?

Qualitätsziele beschreiben im QM was für Ergebnisse mit der im Unternehmen (der jeweiligen Dienstleistung oder dem Produkt) erbrachten Qualität erbracht werden sollen.

Im QM werden diese Ziele oftmals SMART (konkret, messerbar, terminiert) formuliert und sind an der im Unternehmen bestehenden Qualitätspolitik ausgerichtet.

Warum ist QM so wichtig?

Ein funktionierendes und vor allem im Unternehmensalltag gelebtes Qualitätsmanagement ist aus folgendem Grund so wichtig und entscheidend: es gibt allen Beteiligten durch die Vorgabe bestimmter Ziele und die Beschreibung wie gewisse Prozesse und Abläufe erfolgen Orientierung und Klarheit bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben. Die Beteiligten bekommen somit Sicherheit und wissen wozu die einzelnen Arbeitsschritte dienen (Sinn).