ISO 9001 Zertifizierung: Die Norm im Qualitätsmanagement.

Nachweislich sind definierte Prozesse und Strukturen die besten Instrumente, die Effektivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern und eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität zu gewährleisten. Das ist nur einer der Gründe, sich für eine ISO 9001 Zertifizierung zu entscheiden. Ein weiterer Grund ist, die Markteintrittschancen mit diesem weltweit anerkannten Standard zu verbessern und sich dadurch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil zu sichern.

 

Aus welchem Grund entscheiden sich Unternehmen für die ISO?

Die Entscheidung zugunsten der ISO 9001 Zertifizierung in unserem Unternehmen fällt, um unsere Geschäftsfelder zu erweitern. Darüber hinaus dient die Zertifizierung dazu, den Onboardingprozess von neuen Kollegen*Innen zu unterstützen und sich über die beschriebenen Prozesse und Abläufe im gemeinsamen Miteinander im Arbeitsalltag effizienter zu orientieren.

 

Was heißt das für mich als interne QM-Beauftragte?

Innerlich schlage ich bei dieser Nachricht die Hände über meinem Kopf zusammen. Meine Erfahrungen mit der ISO Zertifizierung sind nicht die Besten: Mir den Löwenanteil der Arbeit zu überlassen, meine Kolleg*Innen vergeblich motivieren zu müssen und mit einem Auditor an der Seite, der sich auf jeden Happen stürzt, um ihn x-mal durchzukauen, haben sich in meinem Gedächtnis unschön eingebrannt. Jedoch bereits die erste Absprache in der Geschäftsführung zum weiteren Vorgehen beruhigt mich ein Stück weit. Die Projektgruppe besteht aus unserem Geschäftsführer und mir und jeder Mitarbeitende ist ins Geschehen involviert.

Bei uns in der MORITZ Consulting hat das Thema Qualitätsmanagement einen hohen Stellenwert. Neben erheblichen Kosteneinsparungen profitieren wir von gesteigerter Mitarbeitermotivation durch eine transparente Kommunikation und leichter verfügbaren Informationen.

 

Was genau wird nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert?

Unternehmen, Behörden und Institutionen weisen mit einer ISO-Zertifizierung nach, dass sie Normen wie beispielsweise ISO 56002 – Innovationsmanagement, ISO 27001 – Informationsmanagement-System oder eben die ISO 9001 – das Qualitätsmanagement einhalten. Die ISO-Zertifizierungen beschreiben den Prozess, in dem die Unternehmen einen Konformitätsnachweis erlangen, welcher bestätigt, dass die ISO-Normen eingehalten werden. Mit diesem Nachweise verschaffen sich Organisationen, Behörden und Unternehmen einen bedeutenden Vorteil im Wettbewerb.

 

Wie läuft eine Zertifizierung grundsätzlich ab?

Hat das Unternehmen sich für die Zertifizierung entschieden – so tun auch wir es im Vorfeld – informiert sich das Unternehmen über Angebote und Preise verschiedener Zertifizierungsgesellschaften. Den Anforderungen entsprechend wird die geeignete Zertifizierungsgesellschaft gewählt.

Der Ablauf der ISO 9001 Zertifizierung gliedert sich in zwei Schritte: Im Zertifizierungsaudit Stufe 1 prüft die Auditorin bzw. der Auditor die Zertifizierungsfähigkeit der Organisation vor Ort. Es findet eine umfassende Dokumentenprüfung und Beurteilung statt. Damit wird der Grad der Normerfüllung und der eventuelle Verbesserungsbedarf in Ihrem Unternehmen vor dem eigentlichen Zertifizierungsaudit festgestellt.

 

„Es ist nicht genug zu wissen, man muss auch anwenden, es ist nicht genug zu wollen, man muss auch tun.“

– Johann Wolfgang von Goethe –

 

Wir gehen optimistisch und dennoch mit Herzklopfen in dieses Audit. Qualitätsmanagement ist von Anbeginn unsere Passion. Die Themen rund um das Qualitätsmanagement sind aus unserem Portfolio nicht wegzudenken, ebenso wenig wie die tägliche Arbeit mit diesem alles bestimmenden Thema innerhalb der MORITZ Consulting.

Über viele Jahre hinweg zertifizieren wir uns bereits in der Servicequalität Deutschland. Auch in diesem Jahr gehen wir in die Zertifizierung der Stufe 2. Ebenso setzen wir uns seit einiger Zeit aktiv mit dem Thema der Nachhaltigkeit auseinander und sind auf der Suche nach einer zu uns passenden Zertifizierung. Aufgrund dieser Erfahrungen unterstützen und begleiten wir Unternehmen auf dem Weg zu verschiedenen Qualitätssiegeln, wie eben der genannten Servicequalität Deutschland oder Green Sign, dem Gütesiegel zur Kennzeichnung nachhaltig agierender Hotelbetriebe.

Im Audit treffen sich der Auditor, unser Geschäftsführer, eine Kollegin und ich. Schnell stellen wir fest, dass die Chemie zwischen dem Auditor und den Teilnehmenden stimmt. Daran hat die Tatsache, dass wir uns im Thema auskennen und quasi eine gemeinsame Sprache sprechen, einen großen Anteil. Wir haben für dieses Voraudit einen halben Arbeitstag eingeplant und, obwohl wir sicher sind, gut vorbereitet zu sein, benötigen wir die gesamte Zeit. Der Auditor prüft uns auf Herz und Nieren. Er sichtet alle Dokumentationen zur Norm, hakt ab und fragt nach. Am Ende des Tages weiß der Auditor, was wir bereits vorliegen haben und wir wissen, was zum Audit in vier Wochen noch zu tun ist. Wir sind stolz darauf, wie gut wir mit unserem Qualitätsmanagementsystem dastehen. Der Auditor gibt zu, von dieser Ausführlichkeit überrascht zu sein. Wir freuen uns über sein Lob: Hier steht Qualität keinesfalls nur auf dem Papier. In der MORITZ Consulting wird Qualität gelebt. Ein Siegel nur zu machen, damit wir uns eine Plakette an die Wand hängen können, kommt für uns nicht in Frage. Wir empfehlen daher, unbedingt zu prüfen, welches Siegel bzw. welche Zertifizierung für Ihr Unternehmen und Ihr Team passt, um diese nachhaltig umzusetzen und authentisch zu leben.

 

Wie lange dauert eine Zertifizierung?

Im Durchschnitt werden 3 – 6 Monate für den gesamten Zertifizierungsprozess benötigt. Dieser Zeitraum kann kürzer oder auch länger ausfallen. Das kommt darauf an, welchen Stand das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen bereits hat. Je größer und komplexer das Unternehmen ist und je mehr Standorte Sie zertifizieren lassen möchten, desto mehr Zeit müssen Sie für die ISO 9001 Zertifizierung einplanen.

Wir nehmen uns ambitioniert vor, das Zertifizierungsaudit in vier Wochen über die Bühne zu bringen. Bis dahin gibt es Einiges zu tun. Wir bereiten unser gesamtes Qualitätsmanagementsystem nach der Norm auf. Die Dokumentation wird an einigen Stellen den von der Norm ISO 9001 vorgegebenen Anforderungen angepasst. Einige Dokumente werden der Norm entsprechend neu erstellt. Wir klotzen ran und bereits zwei Wochen nach dem Voraudit erhält unser Auditor die Zugangsdaten unserer Cloud, um die in Form gebrachte Dokumentation für das Hauptaudit vorliegen zu haben. Nun werden die Unterlagen von ihm auf Zertifizierungsfähigkeit geprüft. In diesem Fall spielt uns die Corona-Krise in die Hände: Wir nutzen die Zeit für diese Fleißarbeiten.

 

Wie läuft das Zertifizierungsaudit ab?

Der Zweck des Zertifizierungsaudits ist die Prüfung und Bewertung der Umsetzung inklusive der Wirksamkeit des Managementsystems. Hier wird die Konformität mit den Anforderungen der entsprechenden Managementnorm abgeglichen. Dies erfolgt zum Beispiel in Form von Gesprächen mit den Mitarbeitenden und der Begehung der Produktions- bzw. Dienstleistungsstätten. Die Dokumentation des Managementsystems wird nochmals intensiv geprüft.

Der Auditor bewertet während des Zertifizierungsablaufs die Feststellungen aus dem Audit und erstellt einen Auditbericht mit folgenden Ergebnissen:

  • Konformität mit den Normanforderungen
  • Nicht-Konformität mit den Normanforderungen

 

Im Abschlussgespräch mit dem Auditor erhält das Unternehmen eine detaillierte Darstellung der Ergebnisse. An dieser Stelle werden Empfehlungen zu festgestellten Nichtkonformitäten und möglicher Verbesserungspotentiale im Unternehmen aufgezeigt. Bei Abweichungen müssen vom Unternehmen folgende Schritte vorgenommen werden:

  • Eine Ursachenanalyse für die Abweichungen
  • Die Festlegung von Korrekturmaßnahmen
  • Die Bewertung der vorgenommenen Korrekturen durch die Zertifizierungsstelle im Nachaudit innerhalb von max. 3 Monaten

 

Das Unternehmen erhält im Anschluss einen umfassenden Auditbericht mit einer Zusammenfassung für Ihr Management und sollten keine Abweichungen bestehen, ein international anerkanntes Zertifikat, welches 3 Jahre gültig ist.

Wir gehen aus unserer Sicht ausgesprochen gut vorbereitet in das Zertifizierungsaudit. Wieder sind wir äußerst optimistisch, keinen ganzen Arbeitstag zu benötigen. Nach zwei Stunden sind wir sehr überrascht, wie detailliert die einzelnen Dokumentationen besprochen und abgefragt werden. Kurz: Wir sind mitten im Zertifizierungsaudit.

Aus meiner Erfahrung heraus, geht jeder Auditor / jede Auditorin so ein Audit anders an. Ich erlebe in der Vergangenheit ganz „harte Hunde“, die sich gefühlt genüsslich auf jede Abweichung stürzen. Ich erlebe lasche Audits, aus denen das Unternehmen wenig für die zukünftige Qualitätsarbeit mitnehmen kann. Unser Auditor bedient das gesunde Dazwischen. Er reibt sich und uns nicht unnötig an wenig änderbaren Gegebenheiten auf. Dankbar nehmen wir die Verbesserungspotentiale mit, um es für das Rezertifizierungsaudit im nächsten Jahr noch besser zu machen. 

Aus diesem wirklich anstrengenden Tag gehen wir ohne Abweichungen heraus und freuen uns gemeinsam mit dem Auditor über unsere gelungene ISO 9001 Zertifizierung. Dieses positive Auditergebnis wird über den Auditbericht und die Auditunterlagen dokumentiert an den Zertifizierungsausschuss zur endgültigen Zertifizierungsentscheidung weitergeleitet. Für uns heißt es nun, Geduld aufzubringen. Es dauert noch etwa 4 Wochen, bis wir das Zertifikat unserer ISO 9001 Zertifizierung in den Händen halten.

 

Was kostet eine ISO 9001 Zertifizierung?

Bezüglich der Kosten lässt sich keine allgemeingültige Aussage treffen. Die Größe des Unternehmens und der daraus resultierende Aufwand sind entscheidende Einflussfaktoren. Weiterhin hat die Branche Einfluss auf die Kosten. Wie viele Mitarbeitende sind an wie vielen Standorten tätig? Ist Ihr Unternehmen bereits zertifiziert? Wie sieht es grundsätzlich mit Ihrem Qualitätsmanagement aus?

Fakt ist, die Kosten einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 sind nicht unerheblich. Die externen Zertifizierungskosten im Qualitätsmanagement können Sie kaum umgehen: Die Zertifizierungsstelle will bezahlt werden, An- und Abreisekosten des Zertifizierungsauditors fallen ebenso an wie der generelle Zertifizierungsaufwand.

Die internen ISO 9001 Zertifizierungskosten beinhalten vorrangig den Aufwand für den Aufbau des Qualitätsmanagement-Systems. Die Höhe ist abhängig davon, welche Bestandteile des QM-Systems bereits vor der geplanten Zertifizierung im Unternehmen zu finden sind und welcher Aufwand von personeller Seite her betrieben werden muss, um dass Sie ruhigen Gewissens in die Zertifizierung gehen können.

 

ISO-Zertifizierung: So können wir Sie und Ihr Unternehmen unterstützen

Der Auditor/die Auditorin darf nicht beratend zur Seite stehen. Dies wird uns von unserem Auditor im Gespräch immer wieder in Erinnerung gerufen. Glücklicherweise sind wir aufgrund unserer Kompetenzen in der Lage, selbst Lösungen zu finden. So tief stecken die meisten Unternehmen jedoch nicht in der Materie. In jedem Fall macht es Sinn, vorab ein Beratungsgespräch zu führen.

Wir nehmen uns Zeit, Sie und Ihre Unternehmensziele kennenzulernen. Aufgrund unserer Erfahrungen gelingt es uns, Ihnen ein realistisches Bild von Ihrem vorliegenden Qualitätsmanagementsystem zu spiegeln. Wir erkennen Ihre Potentiale und an welchen Schrauben Sie aus unserer Sicht drehen müssen, um erfolgreich in die ISO 9001 Zertifizierung zu starten.

Das Ergebnis unserer so schnell durchgezogenen erfolgreichen ISO-Zertifizierung ist das Ergebnis vieler Jahre intensiver Qualitätsarbeit. Ich frage Sie: „Warum wollen Sie sich die ISO-Zertifizierung unnötig aufwendig gestalten?“ Profitieren Sie von unserem Expertenwissen, sparen Sie Geld, Zeit und Nerven. Gerne begleiten Sie auf diesem Weg.

 

„Manche Berge scheinen unüberwindlich, bis wir den ersten Schritt tun.“

– Anke Maggauer-Kirsche –

Wagen Sie ihn… Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei.

 

Ihre Virginia Witaseck

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VIRGINIA WITASECK
VIRGINIA WITASECK

Betriebsassistentin & Qualitätsmanagerin

„Wandel und Wechsel liebt, wer lebt.“ Richard Wagner

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