Warum ein “externer Qualitätsmanagementbeauftragter”? Vor nicht allzu langer Zeit haben wir einen Beitrag zum Thema „Qualitätsmanagementbeauftragter – Seine wichtigsten Aufgaben“ geschrieben. Inzwischen erreichen uns immer wieder Anfragen zu dieser Position und welchen Nutzen ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) mit sich bringt und was konkret seine Aufgaben sind.

Ihr Nutzen: Ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter als Unterstützung

Gerade in kleineren oder auch mittelständischen Unternehmen ist diese Position eine Kosten-/Nutzenfrage. Sehr oft werden dort praktischerweise die Aufgaben zum Qualitätsmanagement in Personalunion mit anderen Arbeitsaufgaben, wie z.B. zur Büroorganisation erledigt. Dabei kommen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des QMB oft zu kurz. Aus unserer Sicht,  kann sich das kein Unternehmen leisten. Qualität ist bekanntermaßen kein starres Gebilde, sondern lebt davon, sich aus den täglichen Arbeitserfahrungen heraus, ständig zu verändern und vor allem weiterzuentwickeln. Es ist ein laufender Prozess (KVP).

Seien Sie mal ehrlich. Wie sieht es bei Ihnen in der Praxis aus? Würde ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter nicht helfen?

Sind wir in den Unternehmen unterwegs, stellen wir immer wieder fest, dass die erforderliche Arbeit am QM-System im täglichen Arbeitspensum vernachlässigt wird. Viel Zeit, Energie und auch Kosten werden in die Erstellung des QM-Systems gesteckt. Die wichtige Aufgabe, all’ die Ideen in die Praxis umzusetzen, das System am Laufen zu halten und damit eine stetige Steigerung und Weiterentwicklung der Qualität zu erreichen, wird dann oft nicht weiter verfolgt.

Nicht selten schrecken alle alarmiert auf, steht das nächste Zertifizierungsaudit ins Haus. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Erschwerend kommt hinzu, dass ein interner Qualitätsmanagementbeauftragter nicht immer einen leichten Stand im eigenen Unternehmen hat. Bereits anfänglich stellt sich die Frage „War es seine freiwillige Entscheidung, neben seiner eigentlichen Tätigkeit diese verantwortliche Position zu bedienen oder wurde er oder sie dazu auserkoren, weil es irgendwie ja doch in den Arbeitsbereich passt?“ Nicht zu unterschätzen ist ebenfalls der Stand innerhalb des Teams. Ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem aufzubauen erfordert jede Menge zusätzliche Arbeit und ein sich fortsetzendes Engagement. Wie gut kann sich der eingesetzte Mitarbeiter bei seinen Kollegen durchsetzen oder auch die gewünschten Zuarbeiten einfordern? Ganz abgesehen davon, wie wichtig es ist als Verbindungsglied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern zu fungieren, und welche Fähigkeiten es hierfür benötigt.

„Bitte nicht um eine leichte Bürde – Bitte um einen starken Rücken.“

Theodore Roosevelt

Eine Lösung muss her: Ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter

Was halten Sie davon, wenn Sie die Funktion Ihres Qualitätsmanagementbeauftragten nach außen verlagern? Dies bringt gerade für kleine und mittlere Unternehmen ganz klare Vorteile mit sich:

• Die eigenen Ressourcen werden entlastet und können effektiv für die eigentlichen (Unternehmens-)Aufgaben eingesetzt werden.
• Sie sparen unter dem Strich Zeit & Ressourcen, da der Prozess durch einen Experten organisiert und umgesetzt wird.
• Ihr Qualitätsmanagementsystem wird gemäß aktueller Anforderungen gepflegt.
• Es wird für ein funktionierendes und wirksames QM-System gesorgt
• Und Ihr System an veränderte Anforderungen, Zielsetzungen, usw. angepasst.
• Der Blick von außen vermeidet Betriebsblindheit.
• Die vorhandenen Abläufe und Strukturen werden durch den externen Qualitätsmanagementbeauftragten kontinuierlich hinterfragt, was zur Folge hat, dass Verbesserungen zeitnah eingeleitet und umgesetzt werden können.

Mit dieser Aufzählung haben wir Ihnen nur einige Pluspunkte als Mehrwert und Nutzen an die Hand gegeben. Was jedoch auf keinen Fall vergessen werden sollte ist, ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter sorgt für die notwendige Akzeptanz in Ihrem Unternehmen und schafft damit beste Voraussetzungen für ein lebendiges und wirksames Qualitätsmanagementsystem auf dem Wege zum nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Damit ist das Thema aber noch längst nicht ausgeschöpft. Welche Aufgaben beispielsweise ein externer Qualitätsmanagementbeauftragter zu erfüllen hat, davon berichte ich in meinem nächsten Beitrag.

BELIEBTE FRAGEN ZUM THEMA (FAQ):

Was macht ein Qualitätsmanagementbeauftragter?

Ein Qualitätsmanagementbeauftragter ist diejenige Person im Unternehmen, die sich für die Implementierung, Umsetzung und Steuerung der Qualitätsmanagementprozesse – in der Regel nach DIN ISO 9001 – verantwortlich zeichnet. Im Fokus steht ebenso die Weiterentwicklung der bestehenden Prozesse und Standards.

Was ist der Unterschied zwischen Qualitätsbeauftragter und Qualitätsmanager?

Die Funktion des Qualitätsmanagers ist sozusagen die nächste Stufe bzw. das nächste Level. Als Qualitätsmanagementbeauftragter wird man in der Regel mit bestimmten Aufgaben im Rahmen des Qualitätsmanagements betraut. In der Rolle als Qualitätsmanager hat man üblicherweise eine extra Aus- / Weiterbildung zu diesem Thema absolviert und steuert den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) im gesamten Unternehmen. Als QM-Manager stehen sie in der Hauptverantwortung für den Prozess und als QM-Beauftragter führen sie konkrete Schritte durch und setzen diese um.

Was muss ein QMB können?

• Er muss in der Lage sein, d.h. die Verantwortung und Entscheidungsfreiheit bekommen, die Qualitätspolitik und die Qualitätsmanagement Ziele festlegen und Maßnahmen zur Erreichung dieser umsetzen zu können
• Er steuert die Umsetzung des Qualitätsmanagement Systems durch Mitarbeiterschulungen zur Anwendung von Dokumenten, Mitarbeitermotivation und Trainings der Qualitätsmanagement Methoden
• Planung, Vorbereitung, Mitwirkung, Auswertung und Erstellung interner und externer Zertifizierungsaudits
• Erster Ansprechpartner, gerade in Bezug auf Audits von externen Zertifizierungs- und Klassifizierungsgesellschaften wie zum Beispiel TÜV, DEHOGA, DQS

Ist ein QMB weisungsbefugt?

Ein QMB ist inhaltlich dahingehend weisungsbefugt konkrete Maßnahmen und Schritte in die Wege zu leiten, um die festgelegten Qualitätsziele und die damit verbundene Qualitätspolitik im Unternehmen zu erreichen bzw. umzusetzen. Er hat in der Regel keine disziplinarische Weisungsbefugnis.