Die ersten Wochen und Monate in einem neuen Betrieb sind, sowohl für den neuen Mitarbeiter, als auch für das Unternehmen, eine Zeit voller Herausforderungen. Denn, ein guter Start hat einen wesentlichen Einfluss auf die weitere Entwicklung des neuen Mitarbeiters. UND gleichzeitig gibt diese gemeinsame Zeit zu Beginn einer neuen Zusammenarbeit ebenso wichtige Einblicke in die Unternehmenskultur.

Die Anfangszeit entscheidet darüber, ob sich das neue Teammitglied willkommen fühlt und ob sich der neue Mitarbeiter gut in den Ablauf des Unternehmens und des Teams integriert. Eine strukturierte und detaillierte Einarbeitungszeit kostet auf der einen Seite Zeit und Geld, letztendlich zahlt sich diese langfristig gesehen aus, da sie dem Mitarbeiter einen „roten Faden“ und somit Sicherheit und Halt für das weitere Tun gibt.

Onboarding: So zeigt sich Unternehmenskultur

Die Einarbeitungszeit beginnt bereits weit vor dem ersten Arbeitstag. Den Auftakt bildet dabei die Vertragsunterzeichnung. Das Ende ist frühestens mit der bestandenen Probezeit zu definieren. Für das Unternehmen empfiehlt es sich, die Aufgaben und Abläufe des gesamten Prozesses mittels Checklisten und Leitfäden zu dokumentieren und zu standardisieren. Ebenso ist es von Vorteil, gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses klare Verantwortlichkeiten festzulegen. So wird zum Einem auf langfristige Sicht Zeit gespart, da der neue Mitarbeiter seine Aufgaben und Tätigkeiten umfassend erklärt bekommt. Zum anderen besteht für beide Seiten eine wichtige, zum Teil schriftliche Grundlage. Diese dient zum Beispiel bei zukünftigen Mitarbeiter- und Feedbackgesprächen als fundierte Gesprächsgrundlage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Die Untergliederung des Onboarding Prozesses – Es beginnt mit der Vorbereitungsphase

Darunter fällt die Zeitspanne zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages bis hin zum ersten Arbeitstag. Ziel dabei ist es, dem zukünftigen Angestellten das Signal eines verantwortungsbewussten Arbeitgebers zu geben, der sich um seine Mitarbeiter „sorgt“. Aus unternehmerischer Sicht empfiehlt es sich in Bezug auf den Mitarbeiter unter anderem folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• wichtige Informationen über das Unternehmen wie zum Beispiel Leitbild / Philosophie zu geben
• ein aktuelles Organigramm, eine Stellenbeschreibung und wesentliche Rahmenbedingungen in Bezug auf den neuen Arbeitsplatz vorzubereiten
• eventuelle, bereits geplante Termine zu kommunizieren
• Details zum ersten Arbeitstag rechtzeitig mitzuteilen

Weiterhin empfiehlt es sich, den Arbeitsplatz bereits vor Antritt des neuen Kollegen zu gestalten und alle Kollegen über den Eintritt des neuen Teammitglieds zu informieren. In größeren Unternehmen bietet es sich an, einen Paten / Mentor zu bestimmen, der dem neuen Mitarbeiter während der ersten Wochen für Fragen und Informationen zur Seite steht.

Die Orientierungsphase

Hierbei handelt es sich um die ersten drei Monate. Während dieses Zeitraums wird der Mitarbeiter in seine Rolle und in seine Aufgaben eingeführt. Dadurch lernt er das Unternehmen, die Kollegen und Partner sowie seine Tätigkeiten kennen und auch verstehen. In dem „WIE“ in der Zusammenarbeit – Wie werden Meetings durchgeführt? Wie wird im Team kommuniziert? Wie sieht die Vorgehensweise in Projekten aus? – drückt sich die Unternehmenskultur aus. 

Der erste Arbeitstag sollte neben einer herzlichen Begrüßung folgende Merkmale beinhalten:

• Vorstellen des gesamten Teams
• falls vorhanden, den Paten / Mentor zuweisen
• Kennenlernen des eigenen Arbeitsplatzes / Einführung in die Räumlichkeiten
• Allgemeine Einführung in Arbeitsabläufe und Tätigkeiten
• Übergabe von Schlüssel, KeyCards, Laptop, Handy oder ähnlicher Hardware, die den Mitarbeiter handlungsfähig macht

Im weiteren Verlauf der Orientierungsphase empfiehlt es sich, dem „Neuen“ sukzessive mehr Einblick in die Firma und vor allem seinen Arbeitsbereich zu geben wie zum Beispiel:

• ein umfassender Überblick über Dienstleister und Partner
• intensivieren der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten inklusive Einweisung in die Serverstruktur und Einarbeitung in vorhandene Programme
• Vorstellen und Kennenlernen der Kunden und Partner
• erstes Feedbackgespräch mit dem oder den direkten Vorgesetzten über Erwartungen und Vorstellungen in Bezug auf die neue Stelle von beiden Seiten

Last but not least – Die Integrationsphase

Darunter wird die Zeitspanne vom dritten bis zum Ende des sechsten Monats definiert. Während dieser Zeit ist es das Ziel den neuen Kollegen mehr und mehr in das Unternehmen zu integrieren. Zudem soll ihm die Möglichkeit gegeben werden, bei der ein oder anderen Gelegenheit selbst die Initiative und Verantwortung für die Umsetzung von bestimmten Aufgaben zu übernehmen. Der Betrieb kann seinem Mitarbeiter durch folgende Hilfsmittel fördern und unterstützten:

• gemeinsame Veranstaltungen und Workshops
• Vertiefung der Kundenkontakte
• Teamintegration durch zum Beispiel Mitwirken in Arbeits- und Projektgruppen
• Einführung in Strategie- und Unternehmensziele
• Führen eines Mitarbeiter- bzw. Feedbackgespräches

Fazit

Ein neuer Mitarbeiter kostet viel Zeit und ist kostenintensiv. Je besser die Einarbeitungsphase geplant und durchgeführt wird und je wohler sich ein Mitarbeiter fühlt, um so schneller integriert er sich im und identifiziert er sich mit dem Unternehmen. Dies wirkt sich langfristig und nachhaltig gesehen positiv auf das gesamte Unternehmen aus.

Beispiel für unsere Unternehmenskultur – Ein-Blick in die MORITZ Consulting

Als neuer Mitarbeiter in der MORITZ Consulting darf ich im Rahmen meiner derzeitigen Einarbeitungsphase ein sehr angenehmes, gutes und aus meiner Sicht erfolgreiches „Onboarding“ erleben.

Neben den internen Strukturen und Abläufen werde ich nach und nach unseren Kunden und Partnern vorgestellt. Zudem nehme ich an Veranstaltungen wie zum Beispiel Seminaren, Workshops und Akquisetouren teil. Besonders freut mich, dass ich Qualitäts-Checks bereits selbständig durchführen darf und mir somit Vertrauen und Zuverlässigkeit signalisiert werden, die mich für die gemeinsame, zukünftige Zusammenarbeit motivieren. Derzeit bereite ich mich auf meine eigenen Seminare und Trainings für die MORITZ Consulting vor.

Die Einarbeitungszeit ist bei der MORITZ Consulting ein wesentlicher Ausdruck der Unternehmenskultur, die von den Mitarbeitern und der Geschäftsführung spürbar gelebt wird. Als neuer Mitarbeiter erhalte ich  so das Gefühl, von Beginn an Teil des Teams zu sein und somit aktiv an der Unternehmenskultur teilzuhaben und diese mitzugestalten.